Bestuurslid Communicatie

Stichting Pensioenfonds Staples
14-06-2022    2022-00121   

Het pensioenfonds
Stichting Pensioenfonds Staples (hierna te noemen: SPS) is een stichting welke de pensioenregeling uitvoert voor iedereen die op 31 december 2014 deelnemer was van SPS. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de pensioenregeling en moet daarbij ‘in control’ zijn, hetgeen betekent dat het bestuur inzicht dient te hebben in het feitelijke reilen en zeilen van SPS en de risico’s die erbij horen en kan bijsturen waar en wanneer dat nodig is.

SPS heeft sinds 1 juli 2018 geen actieve deelnemers meer en is dus een gesloten fonds geworden. Voor premievrije deelnemers (ultimo 2020: 4.441) en pensioengerechtigden (ultimo 2020: 4.329) blijft SPS de pensioenregeling uitvoeren. SPS heeft eind februari 2022 een belegd vermogen van circa € 872 miljoen, een beleidsdekkingsgraad van 128,5% en een actuele dekkingsgraad 125,9%.

SPS kent een paritair bestuursmodel met een bestuur bestaande uit acht leden. Binnen SPS is een beleggings- en controlecommissie (BCC), een Integraal Risicomanagement commissie (IRM- commissie), een Communicatiecommissie en een Commissie Toekomst actief om het bestuur op diverse onderwerpen te ondersteunen.

Gestelde functie-eisen
Algemene eisen bestuursleden
Het bestuur streeft naar verscheidenheid en complementaire kwaliteiten, zowel wat betreft kennis en ervaring als invalshoeken. Van een bestuurslid wordt het volgende verwacht:

  • Handelen conform wet- en regelgeving, statuten, reglementen en maatschappelijke normen;
  • Zich houden aan de voor bestuursleden geldende gedragscode;
  • Zorg dragen voor een evenwichtige belangenbehartiging en op geen enkele wijze, anders dan uit hoofde van zijn lidmaatschap van het bestuur betrokken is bij SPS;
  • Onderschrijven van de doelstelling(en) van SPS;
  • Draagvlak hebben in de respectievelijke achterbannen van SPS;
  • Beschikken over voldoende tijd om de functie adequaat te kunnen vervullen;
  • Bereid zijn om ten minste één zittingstermijn, welke maximaal vier jaren omvat, op zich te nemen en de intentie hebben om ten minste twee zittingstermijnen zitting te nemen in het bestuur;
  • Beschikken over brede kennis van de verschillende aspecten van het besturen van een pensioenfonds (aan te tonen door meerjarige ervaring in het besturen van een organisatie);
  • Volgen van het voor het bestuur geldende geschiktheidsplan;
  • Voldoen aan het voor een bestuurslid geldende geschiktheidsniveau voorafgaande aan de zittingstermijn.

Het bestuurslid is bij aanvaarding van de bestuursfunctie geschikt als bestuurder van een pensioenfonds en beschikt tenminste over geschiktheidsniveau A op de volgende kennisgebieden:

  • Het besturen van een organisatie / pensioenfonds;
  • Relevante wet- en regelgeving;
  • Pensioenregelingen en pensioensoorten;
  • Communicatie;
  • Financieel-technische en actuariële aspecten, waaronder financiering, beleggingen, actuariële principes en herverzekering;
  • Administratieve organisatie en interne controle;
  • Uitbesteding.

Het bestuur draagt er zorg voor dat het via permanente educatie op de hoogte blijft van actuele ontwikkelingen op deze aandachtsgebieden en tegelijkertijd aangesloten blijft op brede maatschappelijke ontwikkelingen die van belang kunnen zijn voor de pensioenregeling en de uitvoering daarvan.

Competenties
Het is niet reëel te veronderstellen dat alle bestuursleden in dezelfde mate voldoen aan of excelleren op de competenties die binnen het bestuur als geheel aanwezig moeten zijn. Belangrijk is het bewustzijn van de eigen competenties en die van elkaar, zodat dit aspect van geschiktheid ingezet kan worden bij de taakverdeling binnen het bestuur. Van de binnen het bestuur benodigde competenties kan overigens een belangrijk deel (verder) worden ontwikkeld door opleiding en, wanneer men voor die ontwikkeling open staat en hierop reflecteert, ook door ervaring. Van bestuursleden wordt verwacht dat zij bereidt zijn competenties waar mogelijk (verder) te ontwikkelen. Ieder bestuurslid in meerdere of mindere mate over beschikt:

  • Strategisch denken;
  • Multidisciplinair denken en oordeelsvorming;
  • Verantwoordelijkheid;
  • Reflecterend vermogen;
  • Loyaliteit;
  • Samenwerken;
  • Communicatief vermogen;
  • Omgevingsbewustzijn;
  • Stressbestendigheid;
  • Onafhankelijkheid;
  • Authenticiteit;
  • Besluitvaardigheid;
  • Onderhandelingsvaardigheid;
  • Klant- en kwaliteits- en resultaatgerichtheid;
  • Strategische sturing;
  • Overtuigingskracht;

De voorzitter dient bovendien te beschikken over:

  • Voorzittersvaardigheid;
  • Leiderschap.

Professioneel gedrag
Professioneel gedrag heeft voornamelijk met praktische en meetbare gedragsaspecten te maken. Een van de belangrijkste aspecten van het professioneel gedrag is de integriteit van de bestuurder. Het bestuurslid oefent de functie adequaat, zorgvuldig en op een moreel verantwoorde wijze uit, met inachtneming van de verantwoordelijkheden die bij de functie horen en de geldende wet- en regelgeving.
Ieder bestuurslid van SPS onderschrijft in ieder geval de volgende uitgangspunten:

  • Integriteit en onafhankelijkheid vormen de eerste voorwaarde om te kunnen besturen;
  • De betrouwbaarheid van bestuursleden dient buiten twijfel te staan;
  • Bestuursleden staan er borg voor voldoende tijd voor de uitoefening van de bestuursfunctie beschikbaar te hebben. Zij stellen zich op de hoogte van wat de regelgeving op dit punt voorschrijft; aantoonbaar beschikken over voldoende tijd om de functie uit te voeren;
  • Bestuursleden hebben de fondskarakteristieken ‘in de genen’;
  • Bestuursleden houden vanuit een lerende mindset de ontwikkelingen bij;
  • Bestuursleden hebben een goed ontwikkelt bewustzijn wat betreft ‘boardroom dynamics’.

Eisen bestuurslid met aandachtsgebied communicatie
Het bestuurslid met aandachtgebied communicatie, maakt tevens deel uit van de IRM commissie, waarbij in het bijzonder het financiële riskmanagement als aandachtsgebied zal gelden.
Het bestuurslid is als voorzitter van de communicatie commissie primair verantwoordelijk voor de opzet en uitvoering van het communicatiebeleid. Voor een goede uitoefening van deze functie is kennis en ervaring op het gebeid van communicatie vereist. Het bestuurslid dient in staat te zijn om de verschillende belangengroepen te onderkennen en deze tijdig en juist te informeren.

Het bestuurslid met aandachtgebied communicatie is in staat om op overtuigende wijze SPS te adviseren en bereid om in voorkomende gevallen communicatie voor te bereiden en af te stemmen met diverse partijen. Daarnaast beschikt het bestuurslid over alle hieronder genoemde vereisten.

Kennis en inzicht ten aanzien van:

  • Hetgeen onder pensioencommunicatie wordt verstaan
  • De verschillende doelgroepen die van belang zijn voor de communicatie van SPS
  • De communicatiemiddelen waarmee met de deelnemers bereikt kunnen worden
  • De wettelijke eisen en verplichtingen die aan pensioenfondsen worden gesteld en zijn vastgelegd in de Pensioenwet en het Besluit uitvoering Pensioenwet.
  • Het pensioenregister en wat hiermee wordt beoogd
  • Het communicatiebeleid en communicatieplan van SPS
  • De kernboodschappen van SPS
  • De toetsing en evaluatie van de communicatie van SPS

Relevante opleiding en werkervaring
Het bestuurslid met aandachtsgebied communicatie heeft een universitair of HBO werk- en denkniveau en heeft bij voorkeur een passende opleiding afgerond. Voorbeelden van passende opleidingen zijn: SPO – Besturen van een Pensioenfonds geschiktheidsniveau A of gelijkwaardig. SPO Module Governance, Communicatie en Verantwoording op niveau B.

Daarnaast heeft het de voorkeur dat het bestuurslid kennis heeft van financieel risicomanagement, bedrijfseconomie en van vermogensbeheer. Het bestuurslid heeft meerjarige relevante werkervaring op het gebied van communicatie en kan vanuit die ervaring goed omgaan met de bestuurscultuur en de dynamiek in en rondom besturen en bestuurscommissies.

Competenties
Voor het bestuurslid communicatie zijn in ieder geval de volgende competenties relevant:

  • Strategisch denken (en sturing): het bestuurslid heeft een voldoende realistische visie op toekomstige ontwikkelingen, vertaald deze in lange termijn doelstellingen en stelt een strategische planning op voor het realiseren van deze lange termijn doelstellingen, onder meer door toepassen van scenarioanalyse. Hij of zij houdt hierbij goed zicht op de risico’s die SPS loopt en neemt bijbehorende beheersmaatregelen;
  • Integriteit;
  • Multidisciplinair denken: het bestuurslid communicatie ziet dwarsverbanden en de samenhang hiertussen en communiceert tussen de verschillende domeinen en deskundigheden;
  • Probleemanalyse en oordeelsvorming: het bestuurslid kan gegevens en mogelijke
  • handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Het bestuurslid onderzoekt, herkent en begrijpt de essentiële elementen en vraagstukken en heeft affiniteit met (het oplossen van) kwantitatieve problemen;
  • Communicatieve vaardigheden: het bestuurslid brengt op een begrijpelijke en
  • acceptabele wijze zowel mondelinge als schriftelijke wijze een boodschap over aan anderen en is in staat complexe kwantitatieve materie begrijpelijk te maken voor anderen met minder affiniteit met deze onderwerpen. Het bestuurslid is gericht op duidelijkheid, transparantie en actief feedback geven en nemen;
  • Samenwerken: het bestuurslid heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage
  • aan het gemeenschappelijk resultaat. Het bestuurslid is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen;
  • Onafhankelijkheid: het bestuurslid is zelfstandig in zijn of haar gedrag, durft eigen standpunten tegenover anderen (en enig deelbelang) te handhaven en te verdedigen in het belang van SPS. Het bestuurslid opereert hiertoe objectief en kritisch. Hij of zij herkent en anticipeert op situaties waarin persoonlijke en zakelijke belangen (potentieel) conflicteren;
  • Besluitvaardigheid: het bestuurslid neemt op tijd noodzakelijke beslissingen door het nemen van acties of door het vast te leggen door middel van het uitspreken van zijn of haar mening en wacht niet onnodig met het maken van keuzes.

Vergoeding
De vergoeding van een bestuurslid van SPS is vastgelegd in het beloningsbeleid van SPS.

Tijdsbesteding
De VTE-score voor deze functie bedraagt 0,2 VTE.

Selectieprocedure en benoeming
SPS is op zoek naar een bestuurder namens de gepensioneerden, die primair het aandachtsgebied Communicatie voor haar/zijn rekening neemt.

Het bestuur van SPS vindt diversiteit in het bestuur in termen van kennis, competenties, leeftijd en geslacht van belang, waardoor een zorgvuldige invulling gegeven kan worden aan de normen 31 tot met 38 van de Code Pensioenfondsen. In de huidige samenstelling zijn er geen bestuurders jonger dan 40 jaar. Voor deze tussentijdse vacature wordt aan het voordragend orgaan, i.c. de Vereniging Gepensioneerden Buhrmann, zich bijzonder in te spannen om een kandidaat voor te dragen die jonger is dan 40 jaar resp. deze leeftijd dicht benadert. Dit speelt dus een rol bij de selectie van de kandidaat.

De volgende stappen zullen worden doorlopen:

  • De voorzitter en de secretaris zullen de tussentijdse vacature melden bij de VGB
  • Het functieprofiel zal aan de VGB gestuurd worden met de vraag of zij geschikte kandidaten heeft;

Het bestuur besluit over de samenstelling van het bestuur, waarbij de samenstelling van het bestuur te allen tijde dient te voldoen aan het bepaalde in artikel 100 en artikel 102 van de Pensioenwet.

Toetsing door Staples
Het bestuur meldt de voorgenomen benoeming van het nieuwe bestuurslid aan bij Staples. Staples toetst de beoogde bestuurder op geschiktheid voor de functie. Geschiktheid blijkt uit kennis, competenties en professioneel gedrag.

Hierbij betrekt Staples ook dit profiel en in de context van de samenstelling van het overige bestuur. Met zekerheid is een uitdrukkelijk toets criterium de tijd die de beoogde bestuurder beschikbaar heeft, waarbij de VTE-score van toepassing is. Dit is de normering van tijdsbeslag, zoals vormgegeven in artikel 35a van het Besluit uitvoering Pensioenwet (Pw) en Wet verplichte beroepspensioenregeling (Wvb).

De procedure
Pensioenfonds Staples laat zich in deze wervingsprocedure begeleiden door Ingrid Reichmann, partner bij Partners at Work. Zij zal de eerste gesprekken voeren met in potentie geschikte kandidaten.
Vervolgens worden de best passende kandidaten bij Pensioenfonds Staples geïntroduceerd. Op basis hiervan worden kandidaten uitgenodigd voor het vervolg. Er zullen 2 of 3 selectiegesprekken zijn met de selectiecommissie en kennismakingsgesprekken met andere stakeholders. Onderdeel van het selectietraject is het inwinnen van referenties en het raadplegen van openbare bronnen.

Indien u zich kandidaat wilt stellen voor deze vacature upload dan uw CV en motivatie via de link SOLLICITEER

Voor nadere informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met Ingrid Reichmann via 035-5480760.

Solliciteer