Bestuurssecretaris – Bo-Ex

Bo-Ex
14-09-2022    2022-00175   

Over Bo-Ex 
Als Utrechtse woningcorporatie biedt Bo-Ex betaalbaar en goed wonen. Bo-Ex verhuurt, beheert en verkoopt woningen in de stad Utrecht in nauwe samenwerking met de huurders, de gemeente en partners. Zij werken met hen op steeds meer terreinen nauw samen. 

Bo-Ex begrijpt als geen ander hoe waardevol wonen is. Dat motiveert. Bo-Ex gaat daarom veel verder dan alleen wonen. Denk hierbij aan welzijn en zorg, schoon en veilig en het bevorderen van kansen in de samenleving voor onze huurders. Ze kijken wat de huurders zelf kunnen en willen bijdragen aan hun woonomgeving, buurt en medebewoners. Voor partners kan dat meer meepraten en meebeslissen betekenen. In alle gevallen inspireren huurders en partners hen om het werk zo goed mogelijk te doen.

‘De Bo-Ex-cultuur zit in elk van ons. Wij willen een vooruitstrevende innovatieve netwerkorganisatie zijn. Dit vraagt meer flexibiliteit, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van medewerkers.’
‘Dit geeft ons richting, draagt bij aan onze identiteit, maakt medewerkers trots en geeft onze partners duidelijkheid. Gezamenlijk met alle collega’s hebben wij ons organisatieverhaal gemaakt.’ 

De directeur-bestuurder van Bo-Ex is Marije Eleveld. Zij legt verantwoording af aan de raad van commissarissen (RvC). De organisatie is opgebouwd uit 4 afdelingen, met circa 100 medewerkers. Kik hier voor de organogram van de organisatie. Momenteel is de organisatie bezig met een omslag naar procesgericht werken waarbij niet de afdeling maar het proces leidend is. 

Wat is je rol?
Als bestuurssecretaris vervul je een prominente rol bij Bo-Ex. Je rapporteert aan de directeur- bestuurder en je werkt ook rechtstreeks voor de raad van commissarissen. Als secretaris ben je de linking pin in de organisatie, faciliteer je goede besluitvorming en ben je een ambassadeur in de organisatie op het gebied van leren, ontwikkelen en samenwerken. Je zorgt voor een goede planning, organisatie en verslaglegging van vergaderingen en denkt mee over het creëren van draagvlak. Je hebt contact met de managers, maar ook met de huurders, belangenorganisaties en de gemeente Utrecht voor het verwezenlijken van de missie van Bo-Ex. 

Wat ga je bijvoorbeeld doen?

  • Je ondersteunt de directeur-bestuurder bij haar werkzaamheden voor Bo-Ex.
  • Je volgt de bestuurlijke ontwikkelingen in de sector en adviseert de bestuurder waar nodig.
  • Je leidt besluitvormingsprocessen in goede banen. Je zorgt voor de juiste documenten en waar nodig adviseer je collega’s om tot goede besluitvorming te komen. Je houdt daarbij rekening met relevante wet- en regelgeving. Je legt verbanden en denkt mee hoe je partijen goed kunt betrekken en aanhaken. 
  • Je hebt een coördinerende en bewakende rol bij de communicatie rondom besluiten van diverse gremia.  
  • Je monitort en evalueert periodiek de voortgang en resultaten van de strategische doelstellingen. De voortgang hiervan weet jij bijvoorbeeld door middel van een kwalitatieve voortgangsrapportage inzichtelijk te maken. Relevante partijen worden waar nodig in staat gesteld om tussentijds bij te sturen. 
  • Je organiseert en doet de verslaglegging van de vergadering van het management team (MT) en de RvC. Je denkt creatief mee om het maximale uit vergaderingen te halen, je stelt de diverse RvC stukken op en je beoordeelt en bewaakt de volledigheid en kwaliteit van de stukken en de voortgang van de actiepunten en de genomen (bestuurs)besluiten. 
  • Daarnaast ben je onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van de bestuurlijke jaarkalender, het organiseren van de 4-jaarlijkse visitatie, het actualiseren van het governancekader, het faciliteren van de benoeming van nieuwe RvC leden, hun inwerkprogramma en permanente educatie en registratie daarvan. 
  • Je bent het aanspreek- en coördinatiepunt voor externe toezichthouders zoals Autoriteit Woningcorporaties. 

Wie ben jij en wat kan jij?
Een verbindende, slimme, onafhankelijke en kwaliteitsgerichte professional met een goed organisatorisch vermogen. Jij kan mensen enthousiasmeren en krijgt ze mee in jouw ideeën. Je hebt een goed gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen en doorziet de belangen van de verschillende stakeholders. 

Je bent een teamspeler en durft op alle niveaus in de organisatie input te geven en kritische vragen te stellen. Je draagt bij aan de transformatie naar een lerende organisatie en durft mensen aan te spreken op de gezamenlijke waarden en verantwoordelijkheden. Je bent creatief en vindt het leuk om mee te denken over vernieuwende manieren van samenwerken en participatie. Je hebt een sociale antenne en kan gemakkelijk schakelen tussen verschillende belanghebbenden.  

Jij weet betekenis te geven aan de kernwaarden ‘huurder centraal, verantwoordelijkheid geven en nemen en Saamhorigheid’ en handelt hiernaar. Bovenal ben je een fijne, integere en flexibele collega. Het is voor jou geen probleem om de vergaderingen van de RvC in de avonduren bij te wonen. 

Bij voorkeur heb je enkele jaren relevante werkervaring in een bestuurlijke omgeving. Verder heb je een WO- werk- en denkniveau, heb je een sterk analytisch vermogen en uitstekende schriftelijke vaardigheden. 

Wat biedt Bo-Ex jou?
Een leuke baan voor 28-36 uur in een maatschappelijke organisatie waarin verantwoordelijkheden laag in de organisatie liggen en niet alles vastgelegd en vastomlijnd is. Bo-Ex zet zich actief in op thema’s zoals duurzaamheid, vitaliteit, werkgeluk en keuzevrijheid. 
Het salaris valt in schaal L van de cao-woondiensten € 4.600,= tot € 6.391,= (excl. 2,4% verhoging per 1 januari 2023) en bevat een individueel vitaliteitsbudget.
 
Hoe gaat Bo-Ex in jou investeren?
Als je bij Bo-Ex werkt wordt samen met jou gekeken naar wat jij nodig hebt om je werk met plezier en succes te doen. Dat kunnen trainingen of opleidingen zijn maar ook maatwerktoepassingen voor thuiswerken of flexibele werktijden. Het vitaliteitsprogramma van Bo-Ex draagt hier actief aan bij door o.a. een bedrijfsfitnessregeling, gratis fruit, een gezond kantine-aanbod, een loungeruimte met massagestoel, lunchwandelen en persoonlijke coaching. Bo-Ex vindt het belangrijk dat de medewerkers zich duurzaam blijven ontwikkelen, zodat zij wendbaar blijven voor toekomstige ontwikkelingen. Naast het persoonlijk loopbaanontwikkelingsbudget van € 900,= per jaar kan jij gebruik maken van verschillende workshops, trainingen, coaching en inspiratiesessies die van het KLIMMR netwerk van corporaties in de regio worden aangeboden. 

De procedure
Bo-Ex laat zich in deze wervingsprocedure begeleiden door Christine Changoer, partner bij Partners at Work. Zij zal de eerste gesprekken voeren met geïnteresseerd kandidaten met potentie voor deze mooie rol. Vervolgens worden de best passende kandidaten aan de selectiecommissie van Bo-Ex geïntroduceerd. De selectiecommissie bestaat uit de bestuurder, team coördinator HR en een lid van de Raad van Commissarissen. Je voert ongeveer twee tot drie gesprekken. Onderdeel van het selectietraject kan zijn het inwinnen van referenties, het raadplegen van openbare bronnen en een talententen drijfveren of ontwikkelpotentieel analyse.  

Laat van je horen als jij de uitdaging als bestuurssecretaris van Bo-Ex wil aangaan!
Stel je op jouw manier voor en upload je CV bij deze vacature via SOLLICITEER.

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Christine Changoer op 035 – 548 0760 of via email: c.changoer@partnersatwork.nl 

Uiterste reactietermijn is: 30 september 2022.

Solliciteer