Sleutelhouder Audit PF Horeca & Catering

Pensioenfonds Horeca & Catering
05-11-2021    2021-00229   

Inleiding
Pensioenfonds Horeca & Catering is een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds voor de bedrijfstakken horeca en contractcatering. Het fonds is in 1963 opgericht en eind 2020 zijn er ruim 1,3 miljoen (gewezen) deelnemers en ruim 41.000 werkgevers aangesloten. Daarmee behoort Pensioenfonds Horeca & Catering in omvang bij de grote pensioenfondsen in Nederland. Pensioenfonds Horeca & Catering is een zelfadministrerend pensioenfonds.

Pensioenfonds Horeca & Catering kent de volgende inrichting:

  • paritair bestuursmodel met een onafhankelijk voorzitter
  • raad van toezicht
  • verantwoordingsorgaan met bovenwettelijke bevoegdheden
  • beleggingsadviescommissie
  • sleutelfunctiehouders risicobeheer, actuarieel en interne audit
  • een eigen uitvoeringsorganisatie onder leiding van een directeur.

Bestuur
Het bestuur van Pensioenfonds Horeca & Catering is eindverantwoordelijk en bepaalt het strategisch (lange termijn) beleid van het fonds. Het bestuur bestaat uit negen leden. Vier leden worden benoemd door het bestuur op voordracht van Koninklijke Horeca Nederland (waarvan één op voordracht van Veneca). Twee bestuursleden worden benoemd door het bestuur op voordracht van FNV Horecabond (de onderdelen FNV Horeca en FNV Catering) en één bestuurslid wordt benoemd door het bestuur op voordracht van CNV Vakmensen. Een vertegenwoordiger van pensioengerechtigden
wordt door het bestuur benoemd na verkiezingen door pensioengerechtigden. Daarnaast wordt een onafhankelijk voorzitter benoemd door het bestuur. De onafhankelijk voorzitter is eerste aanspreekpunt voor andere organen, commissies en de directeur
van het pensioenfonds.

Raad van toezicht
De raad van toezicht van Pensioenfonds Horeca & Catering bestaat uit drie onafhankelijke, externe en natuurlijke personen, waaronder een voorzitter. De raad van toezicht richt zich op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. De raad van toezicht ziet in ieder geval toe op adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging door het bestuur. De raad van toezicht vormt zich ook een oordeel over het functioneren van het bestuur. Een samenvatting van de rapportage intern toezicht van de raad van toezicht wordt opgenomen in het jaarverslag.

Verantwoordingsorgaan
Pensioenfonds Horeca & Catering kent een verantwoordingsorgaan. Het verantwoordingsorgaan adviseert het bestuur over verschillende aangelegenheden die het fonds betreffen. Daarnaast geeft het verantwoordingsorgaan één maal per jaar een oordeel over het handelen, het uitgevoerde beleid en de beleidskeuzes van het bestuur. Het verantwoordingsorgaan kent ruime, bovenwettelijke bevoegdheden. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit 8 actieve deelnemers, 1 gewezen deelnemer,
1 pensioengerechtigde en 5 werkgevers. De benoeming van de leden van het verantwoordingsorgaan vindt plaats door de organisaties die de bestuursleden voordragen.

Beleggingsadviescommissie
Pensioenfonds Horeca & Catering heeft een beleggingsadviescommissie die het bestuur adviseert over de wijze waarop het vermogen wordt beheerd. Het bestuur is en blijft eindverantwoordelijk voor het beleggingsbeleid. De beleggingsadviescommissie bestaat uit drie externe, onafhankelijke deskundigen.

Uitvoeringsorganisatie
Pensioenfonds Horeca & Catering is een zelfadministrerend fonds en heeft zodoende een eigen uitvoeringsorganisatie onder leiding van een directeur. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor de aansturing van de administratie en het geldelijk beheer gemandateerd aan de directeur. De directeur heeft de dagelijkse leiding over de uitvoeringsorganisatie. De directeur fungeert als aanspreekpunt voor adviseurs, certificerende functionarissen en de toezichthouders.

Sleutelfunctiehouders
De houders van de risicobeheerfunctie, de actuariële functie en de interne auditfunctie zijn zodanig gepositioneerd dat zij het houderschap op een objectieve, eerlijke en van de daadwerkelijke uitvoering van het fonds onafhankelijke wijze kunnen invullen.
Daartoe hebben de sleutelfunctiehouders toegang tot alle informatie die noodzakelijk is om de functie te kunnen uitoefenen. Invulling van het houderschap van sleutelfuncties vindt plaats door inbesteding: het door een externe functionaris op structurele basis invullen van een binnen het fonds bestaande functie. Elke sleutelfunctiehouder rapporteert per kwartaal aan het bestuur. Sleutelfunctiehouders hebben vrije toegang tot vergaderingen van het bestuur, waarbij de sleutelfunctie minimaal tweemaal per jaar in bestuursvergaderingen is geagendeerd.

Profielschets sleutelfunctiehouder interne Audit Pensioenfonds Horeca & Catering
Het bestuur is verantwoordelijk voor de gekozen invulling van de sleutelfuncties en dient erop toe te zien dat de sleutelfunctiehouders steeds voldoen aan de vereiste geschiktheidseisen. Om de geschiktheid en betrouwbaarheid van de sleutelfunctiehouders te waarborgen is in deze profielschets aangegeven aan welke eisen de houder van de sleutelfunctie interne audit moet voldoen. Deze profielschets wordt gebruikt als beoordelingskader bij zowel de selectie en benoeming van de houder van een sleutelfunctie door het bestuur als bij de jaarlijkse beoordeling.

Houders van een sleutelfunctie dienen hun taken op een objectieve, eerlijke en onafhankelijke manier te kunnen vervullen. In dat kader moeten zij toegang hebben tot alle informatie die noodzakelijk is om de functie te kunnen uitoefenen en dient er sprake te zijn van adequate functiescheiding.

Taken, verantwoordelijkheden en werkwijze
De sleutelfunctie interne audit is belast met de interne audit. De belangrijkste taak die hoort bij deze functie is het evalueren of de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de integere en beheerste bedrijfsvoering, in een voorkomend geval met inbegrip van de uitbestede werkzaamheden, adequaat en doeltreffend zijn.

De interne auditfunctie vormt als derdelijns functie, binnen het zogenoemde three lines of defence model, het sluitstuk van alle waarborgen binnen Pensioenfonds Horeca & Catering wat betreft de beheerste en integere bedrijfsvoering. De eerste twee lijnen binnen dit model worden gevormd door respectievelijk het bestuur en de sleutelfunctie risicobeheer.

De interne auditfunctie is verantwoordelijk voor de schriftelijke vastlegging en de uitvoering van een beleid met betrekking tot internal audit. Ten minste driejaarlijks wordt het beleid met betrekking tot internal audit geëvalueerd. Daarnaast wordt het beleid na een belangrijke wijziging onverwijld aangepast. Het beleid wordt verder uitgewerkt in een auditjaarplan.

De belangrijkste taken van de sleutelfunctiehouder interne audit zijn:

  • Zorgdragen voor de werking van de functie;
  • Rapportering van materiële bevindingen aan het bestuur;
  • Beoordeling of het interne controlesysteem en andere onderdelen van het vastgelegde governance systeem adequaat en doeltreffend zijn.

Rapportage en escalatie
De houder van de interne auditfunctie rapporteert per kwartaal aan het bestuur over de voortgang van het jaarlijkse interne auditplan, waarbij ten minste de materiële bevindingen en specifieke aanbevelingen vanuit de audits worden beschreven.

De houder van de interne auditfunctie bewaakt dat de bevindingen en aanbevelingen van de interne auditfunctie worden opgevolgd. Daarnaast vindt er periodiek overleg plaats tussen de houder van de interne auditfunctie en het bestuur over de planning, voortgang, bevindingen en opvolging van de interne audits.

De houder van de sleutelfunctie escaleert indien nodig naar de raad van toezicht en stelt het bestuur hiervan in kennis. Als het bestuur niet tijdig passende maatregelen neemt, escaleert de houder van de sleutelfunctie vervolgens zelfstandig aan de externe toezichthouder DNB.

Deze escalatielijn houdt in dat de houder van de interne auditfunctie zo spoedig mogelijk melding doet bij DNB indien het bestuur niet tijdig passende corrigerende maatregelen treft met betrekking tot materiële bevindingen en aanbevelingen inzake:

  • een substantieel risico dat Pensioenfonds Horeca & Catering niet aan een bij of krachtens de wet gesteld vereiste van significante betekenis zal voldoen en dit ernstige gevolgen kan hebben voor de belangen van deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden of pensioengerechtigden; of
  • een significatie inbreuk op de voor het pensioenfonds en haar activiteiten geldende bij of krachtens wet gestelde vereisten

Vereiste deskundigheid, kennis en ervaring houder interne audit functie
Voor een goede invulling van de interne auditfunctie dient een houder van deze sleutelfunctie over afdoende deskundigheid te beschikken. Degene die het houderschap van de interne auditfunctie vervult voldoet aan de vereiste geschiktheid indien zijn beroepskwalificaties, beroepskennis en beroepservaring volstaan om de functie naar behoren te vervullen. Er is een professionele kwalificatie vereist die aansluit bij de taken van de sleutelfunctie.

Voor Pensioenfonds Horeca & Catering betekent dit dat de houder van de sleutelfunctie interne audit van het fonds voldoet ten minste aan de hierna vermelde kenmerken:

  • HBO+/WO denkniveau;
  • heeft het vermogen om de adequaatheid en doeltreffendheid van de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering van Pensioenfonds Horeca & Catering, te beoordelen en hierop te anticiperen;
  • is in control ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten (regiefunctie) ter realisatie van de doelstellingen met betrekking tot de interne auditfunctie. Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de werkzaamheden van de vervullers van de sleutelfunctie;
  • beschikt aantoonbaar over grondige kennis van pensioenorganisaties, bijbehorende activiteiten en onderzoekstechnieken;
  • beschikt aantoonbaar over grondige kennis inzake administratieve organisatie en interne controle
  • heeft aantoonbare ervaring met het beoordelen van het financiële verslaggevingsproces, het controleproces, het systeem van interne beheersing (administratieve organisatie) en het proces waarmee het fonds de naleving van wet- en regelgeving en de eigen beleids- en fondsdocumenten bewaakt;
  • beschikt over relevante werkervaring op het terrein van internal audit; en
  • ontplooit activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering.

Competenties
Voor een goed functioneren is het van belang dat de houder van de sleutelfunctie interne audit ten minste over de onderstaande competenties beschikt:

Authenticiteit
Is waarachtig in doen en zijn. What you see is what you get, geen dubbele agenda’s.

Besluitvaardig
Weloverwogen beslissingen nemen door het ondernemen van acties of zich vastleggen door het uitspreken van meningen, zelfs als belangrijke informatie ontbreekt of onvolledig is.

Communicatief vermogen
Meningen, ideeën en gecompliceerde zaken in begrijpelijke taal duidelijk kunnen maken in woord en geschrift, gebruikmakend van ter zake doende middelen. Kan luisteren vanuit empathie. Belangrijke boodschappen oppikken uit communicatie, aandacht en ruimte geven aan gesprekspartners. Ingaan op reacties, ook non-verbaal. Relevante vragen stellen en doorvragen.

Omgevingsbewustzijn
Weet en begrijpt hoe een pensioenfonds en diens omgeving (zoals verantwoordingsorgaan, IT, sociale partners, toezichthouders, uitvoerders, adviseurs en dergelijke) werkt en hoe daarbinnen te manoeuvreren teneinde de gestelde doelen te bereiken.

Onafhankelijkheid
Staat voor de eigen opvattingen en principes en is bereid anderen met meer macht en invloed hiermee te confronteren. Neemt en draagt verantwoordelijkheid voor het eigen doen en laten.

Overtuigingskracht
Weet anderen te overtuigen van een bepaald standpunt of met goede argumenten zo ver te krijgen tot het nemen van een bepaald besluit of het behalen van een bepaald resultaat.

Reflecterend vermogen
Handelen in het bewustzijn van de professionele taak en van de eigen positie, kennis en vaardigheden. Eigen denken en handelen en dat van het bestuur kritisch kunnen bezien en beoordelen.

Verantwoordelijkheid nemen
Heeft inzicht in externe en interne belangen, weegt zorgvuldig af en legt verantwoording af. Toont lerend vermogen en is zich bewust van de verantwoordelijkheid die de functie met zich meebrengt. Erop toezien dat zaken volgens afspraak en/of overeenkomstig bepaalde (afgesproken) normen tijdig worden uitgevoerd teneinde de doelstelling van het fonds te realiseren. Niet twijfelen in te grijpen als de omstandigheden daar om vragen.

Integriteit
De sleutelfunctiehouder is integer en betrouwbaar. Hiertoe onderschrijft hij de Integriteitregeling van Pensioenfonds Horeca & Catering en verklaart hij jaarlijks deze na te leven.

Benoeming, ontslag en beoordeling
Benoeming en ontslag vindt plaats door het bestuur.
Beoordeling vindt plaats door het bestuur, waarbij het bestuur input voor die beoordeling ophaalt bij de directeur.

Rechtsbescherming
Het fonds benadeelt een sleutelfunctiehouder, die te goeder trouw en naar behoren een melding aan een intern of extern toezichthouder heeft gedaan, niet.

De procedure
Pensioenfonds Horeca & Catering laat zich in deze wervingsprocedure begeleiden door Ingrid Reichmann, partner bij Partners at Work. Zij zal de eerste gesprekken voeren met in potentie geschikte kandidaten. Vervolgens worden de best passende kandidaten bij Pensioenfonds Horeca & Catering geïntroduceerd. Op basis hiervan worden kandidaten uitgenodigd voor het vervolg. Er zullen 2 of 3 selectiegesprekken zijn met de selectiecommissie en kennismakingsgesprekken met andere stakeholders. Onderdeel van het selectietraject is het inwinnen van referenties en het raadplegen van openbare bronnen. 

Indien u zich kandidaat wilt stellen voor deze vacature upload dan uw CV en motivatie via onderstaande knop.

Voor nadere informatie over deze vacature kunt u telefonisch contact opnemen met Ingrid Reichmann via 
035 – 548 0760 of i.reichmann@partnersatwork.nl

Solliciteer