Uitvoerend Bestuurslid- Risicomanagement, Financien, Privacy, Compliance

PNO Media
25-05-2022    2022-00110   

Kenmerken van het pensioenfonds
PNO Media bestaat sinds 1947 en is het pensioenfonds van en voor de media, IT-, creatieve en digitale sector. PNO Media beoogt op collectieve basis een goed en verantwoord pensioen te verzorgen voor werkgevers, (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden. Daarvoor hanteert PNO Media de volgende missie, visie en strategie. ( https://pnomedia.nl/over-ons/dit-zijn-wij)
PNO Media verzorgt de pensioenregeling voor een groot aantal werkgevers, deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Op deze pagina (https://pnomedia.nl/over-ons/dit-presteren-we) treft u de belangrijkste kerngegevens van het pensioenfonds aan. PNO Media heeft de uitvoering van de pensioenregeling grotendeels binnen de eigen organisatie belegd. 

Het bestuur van het fonds

Inrichting
Het bestuur heeft als bestuursmodel het paritaire one-tier-model ofwel het omgekeerd gemengde model met een niet-uitvoerend deel (NUB) en een uitvoerend deel (UB). Het NUB bestaat uit een onafhankelijk voorzitter en zeven niet-uitvoerende bestuursleden. Het UB wordt gevormd door drie uitvoerende bestuursleden. (zie het organogram in de bijlage).
De bestuurlijke taken zijn verdeeld over niet-uitvoerende bestuursleden en uitvoerende bestuursleden. De taakverdeling is statutair vastgelegd waarbij het intern toezicht wordt uitgeoefend door de niet-uitvoerende bestuursleden. De dagelijkse leiding van het pensioenfonds en de aansturing van de uitvoering berust bij de uitvoerende bestuursleden. Zij leggen daarover verantwoording af aan de niet-uitvoerende bestuursleden. 

Taken
Het bestuur als geheel is verantwoordelijk voor: 

  1. ontwikkelen, opstellen, realiseren en actueel houden van missie, visie, strategie en strategisch beleid van het fonds;
  2. zorgdragen voor de vaststelling en evaluatie van het beleid op alle relevante beleidsterreinen aan de hand van een beleidscyclus en zo veel mogelijk aan de hand van een gefaseerd besluitvormingsmodel (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming – BOB);
  3. zorgdragen voor de uitvoering van het fondsbeleid en de evaluatie van die uitvoering door de fondsorganisatie;
  4. op constructieve wijze aangaan en onderhouden van relaties met sociale partners; (opdrachtgevers), de aangesloten en mogelijk aan te sluiten werkgevers; 
  5. verzorgen van de verslagleggingscyclus;
  6. het afleggen van verantwoording.

De taken zijn verdeeld over UB en NUB:  
Algemeen Bestuur (AB) – Onafhankelijk voorzitter + NUB’ers + UB’ers

  • Missie, visie en strategie bepalen
  • Beleidsbepalend
  • Beleids- en verantwoordingscyclus
  • Evenwichtige belangenafweging

Uitvoerend bestuur (UB)

  • Beleidsvoorbereiding
  • Uitvoering
  • Aansturing van de uitvoeringsorganisatie, en andere uitvoering die elders is belegd

Niet uitvoerend bestuur (NUB)

  • Intern toezicht op taakuitoefening door UB en AB

Algemene functie-eisen bestuur
De geschiktheid van het bestuurslid wordt bepaald aan de hand van zijn of haar kennis, vaardigheden en professioneel gedrag. 

Geschiktheidsgebieden
De bestuursleden zijn geschikt op de volgende gebieden : 

  1. Bestuur, organisatie en communicatie:
    1. Het besturen van een pensioenfonds 
    2. Het leiding geven aan de uitvoeringsorganisatie die van het pensioenfonds onderdeel uitmaakt
    3. Businessontwikkeling 
    4. Verandermanagement
    5. Communicatie
  2. Producten, diensten en markten waarop de onderneming actief is:
    1. Productmanagement 
    2. Relevante wet- en regelgeving
    3. Pensioenregelingen en pensioensoorten 
    4. Financieel technische en actuariële aspecten
    5. Beleggingsbeleid en vermogensbeheer
  3. Beheerste en integere bedrijfsvoering:
    1. Pensioenadministratie 
    2. Administratieve organisatie en interne controle, waaronder begrepen risicomanagement
    3. Uitbesteding

Naast geschiktheid op deze gebieden dienen bestuurders te beschikken over voldoende tijd en de vaardigheid om alle belangen evenwichtig af te wegen cq te vertegenwoordigen. 

Geschiktheidsniveau
Individuele niet uitvoerende bestuursleden dienen direct bij benoeming als bestuurslid te beschikken over geschiktheidsniveau A (Conform de Handreiking Geschikt pensioenfondsbestuur). Uitvoerende bestuursleden dienen minimaal over geschiktheidsniveau B te beschikken. Dit niveau omvat kennis, inzicht en oordeelsvorming op de in artikel 1.2 van de Beleidsregel geschiktheid 2012 genoemde aandachtsgebieden. 

Het bestuur als geheel dient op deze gebieden te beschikken over geschiktheidsniveau B. Dit niveau vereist een verdiept inzicht in het aandachtsgebied, dat is verkregen door ervaring, aanvullende opleiding of een combinatie hiervan. PNO Media heeft deze eis zodanig vertaald, dat geldt dat per aandachtsgebied alle UB’ers en minimaal twee NUB’ers beschikken over geschiktheidsniveau B.  

Competenties
Naast de gevraagde kennis dient het bestuurslid ook te beschikken over een aantal competenties, zoals opgenomen in de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur 2017. In paragraaf 4 worden deze benoemd. 

Teamcontract
Het bestuurslid onderschrijft het teamcontract dat door het bestuur is opgesteld, waarin het professioneel gedrag conform Code Pensioenfondsen is vastgelegd. 

Gewenste opleidingsniveau en ervaring

  • Van een kandidaat bestuurslid wordt het volgende gevraagd: 
  • een brede maatschappelijke belangstelling en ervaring;
  • een HBO- of academisch niveau van denken en functioneren;
  • inzicht en ervaring in bestuurlijke processen;
  • bij voorkeur een relevant netwerk in het werkgebied en marktsegment waarin het fonds zich bevindt, dan wel de bereidheid dit op te bouwen 

Diversiteit
PNO Media streeft naar een bestuurssamenstelling waarbij de belanghebbenden op een zo evenwichtige mogelijke wijze zijn vertegenwoordigd. Daarnaast is het uitgangspunt dat bestuursleden complementair zijn en zij competenties en invalshoeken inbrengen die elkaar aanvullen. Het bestuur streeft naar een samenstelling van de fondsorganen waarin mannen, vrouwen en verschillende leeftijdscategorieën evenwichtig vertegenwoordigd zijn conform het diversiteitsbeleid van het fonds. 

Beloningsbeleid
De hoogte van de vergoeding is vastgelegd in het door het bestuur vastgestelde en openbaar gemaakte beloningsbeleid.
 
Aanvullende bevoegdheden, verantwoordelijkheden en functie-eisen uitvoerend bestuurslid

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden 
Het UB: 

  • draagt als geheel zorg voor de algemene dagelijkse besturing van het fonds, uitgaande van het vastgelegde fondsbeleid, op basis van de vooraf vastgestelde begroting. Dit houdt onder meer het volgende in: 
    • het inrichten van, in stand houden van en het leiding geven aan de eigen uitvoeringsorganisatie; 
    • leiding geven aan de afdelingen en medewerkers binnen de eigen taakgebieden; 
    • voorbereiding van en het binnen het mandaat opvolging geven aan het beleid en de beleidskaders;
    • het aansturen van de uitbestedingspartijen; 
    • de evaluatie van de uitbestedingspartijen;
    • het aangaan van contracten binnen het hiervoor afgegeven mandaat.
  • treedt onafhankelijk op en weegt in de besluitvorming de belangen van alle belanghebbenden evenwichtig af;
  • legt verantwoording af aan het NUB over de uitoefening van de aan het UB opgedragen taak.

Bij het uitoefenen van de bovengenoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn de primaire aandachtsgebieden van:

  • UB 1: pensioenregelingen, bestuursondersteuning, operationele zaken, communicatie en IT, waaronder onder meer wordt verstaan: 
    • adviseren over businessontwikkeling en (innovatie en) productontwikkeling;
    • uitvoering geven aan groeistrategie, strategische marketing en productmanagement, en daartoe acquisitie verrichten en organiseren; 
    • adviseren over en binnen mandaat opvolging geven aan pensioen(product)-, marketing-, communicatie- en IT-beleid;
    • sturing geven aan het uitvoeringsproces en de uitbestedingspartijen op het betreffende aandachtsgebied;  
    • monitoring IT-risico's bij uitbestedingspartijen; 
    • beoordelen van contracten met externe partijen inzake AO/IC; 
    • adviseren over en opvolging geven aan het uitbestedingsbeleid; 
  • UB 2: risicomanagement, financiën, privacy en compliance, waaronder onder meer wordt verstaan: 
    • adviseren over integraal risicomanagement en aansturing van de uitvoering hiervan;
    • toezien op de naleving van compliancevereisten door uitbestedingspartijen; 
    • adviseren over en opvolging geven aan het privacybeleid; 
    • opstellen van SLA's met uitbestedingspartijen;
    • het doen voeren van een adequate financiële administratie en het verzorgen van rapportages;
    • het opstellen, bewaken en rapporteren over de begroting; 
    • het opzetten en onderhouden van het integraal risico raamwerk;
    • het tijdig doen uitvoeren van SIRA en ERB
    • evaluatie van de waarmerkend actuaris en certificerend accountant; 
    • het vervullen van de rol van sleutelfunctiehouder Risk.
  • UB 3: vermogensbeheer, beleidsadvisering en actuariaat, waaronder onder meer wordt verstaan: 
    • adviseren over (innovatie en) productontwikkeling;
    • adviseren over beleggingsbeleid, -richtlijnen en overtuigingen 
    • uitvoeren van het beleggingsplan;
    • sturing aan het uitvoeringsproces en de uitbestedingspartijen op het betreffende aandachtsgebied; 
    • inhoudelijke rol bij het opstellen van contracten met de vermogensbeheerder en de custodian;
    • evaluatie beleggingsadviseur, vermogensbeheerder en custodian;
    • adviseren over en binnen mandaat opvolging geven aan pensioenproductbeleid (met name actuariële aspecten)
    • laten uitvoeren van haalbaarheidstoets en adviseren over risicohouding van het fonds;
    • binnen mandaat opvragen offertes en vaststellen contracten op het betreffende aandachtsgebied; 

Functie-eisen
Een uitvoerend bestuurslid dient, aanvullend op het generieke profiel zoals omschreven in paragraaf 3, te beschikken over: 

  • geschiktheidsniveau B op alle aandachtsgebieden
  • geschiktheidsniveau E op het specifiek aan hem/haar toebedeelde aandachtsgebied

Geschiktheidsniveau E impliceert dat de betreffende UB-er kennis heeft op zijn aandachtsgebied vanuit professionele opleiding of ervaring en gedetailleerde kennis van zaken, en beschikt over expertise gelijkwaardig aan die van een extern adviseur op hetzelfde vakgebied. 

Aanvullende taken en functie-eisen voorzitter UB
Het bestuur heeft aanvullende taken en functie-eisen geformuleerd voor het uitvoerend bestuurslid dat tevens optreedt als voorzitter van het UB. Dit kan UB 1, UB 2 of UB 3 zijn.

Aanvullende taken
De UB-voorzitter:

  • fungeert als voorzitter van het Uitvoerend Bestuur als primus inter pares;
  • fungeert als directeur van de uitvoeringsorganisatie (die onderdeel is van het pensioenfonds);
  • fungeert als formele gesprekspartner van de Ondernemingsraad (bestuurder in de zin van de WOR);
  • bewaakt de rolvastheid van de individuele uitvoerende bestuursleden en het UB als geheel;
  • bepaalt de agenda van de vergaderingen van het UB;
  • zit de vergaderingen van het UB voor;
  • stimuleert het leveren van kritische bijdragen door de individuele uitvoerende bestuursleden;
  • vat de gevoerde discussies en besluiten helder samen en laat zorgdragen voor een adequate vastlegging.

Functie-eisen
Aanvullend op de algemene eisen (zie onder 2) gelden de volgende eisen ten aanzien van de geschiktheid van een kandidaat als UB-voorzitter:

  • is op de hoogte van de context waarin het fonds functioneert;
  • weet en begrijpt hoe het pensioenfonds en diens omgeving (denk aan: VO, sociale partners, toezichthouders, uitvoerders, etc.) werkt en hoe daarbinnen te manoeuvreren teneinde de gestelde doelen te bereiken, zoals de groeistrategie, de implementatie van het nieuwe pensioenstelsel;
  • weet en begrijpt hoe een uitvoeringsorganisatie werkt en kent de concurrentie, mogelijkheden en ontwikkelingen op dat gebied;
  • heeft een natuurlijk overwicht;
  • beschikt aantoonbaar over met name de competenties Voorzittersvaardigheid, Leiderschap, Helicopterzicht en oordeelsvorming, Omgevingssensitiviteit, Strategische sturing en Reflecterend vermogen.

Competenties
In onderstaand overzicht is in kaart gebracht over welke competenties een bestuurslid dient te beschikken. Binnen het team van Uitvoerende bestuursleden kan de mate waarin aan de diverse competenties wordt voldaan verschillen. Vastgesteld moet worden dat het UB collectief beschikt over alle competenties.

Competenties UB
Denken

  • Strategisch denken
  • Multidisciplinair denken en oordeelsvorming
  • Verantwoordelijk
  • Reflecterend vermogen

Voelen

  • Loyaliteit
  • Samenwerken
  • Communicatief vermogen
  • Omgevingsbewustzijn
  • Verbindend vermogen

Kracht

  • Stressbestendigheid
  • Onafhankelijkheid
  • Authenticiteit
  • Besluitvaardigheid
  • Onderhandelingsvaardigheid
  • Klant- en kwaliteits- & resultaatgerichtheid
  • Strategische sturing
  • Overtuigingskracht
  • Managementvaardigheden

Generiek

  • Toezicht en overzicht houden
  • Commercieel vermogen
  • Extravert

Specifieke accenten 
Bij elke vacature bepaalt het bestuur of er, binnen de aandachtsgebieden en competenties die hierboven benoemd zijn, nog specifieke accenten dienen te worden gelegd gegeven de verdeling van kennis en competenties bij de zittende bestuursleden. Dit wordt tweejaarlijks als collectief getoetst.

Zittingstermijn en tijdsbesteding
Een uitvoerend bestuurslid wordt conform de statuten van PNO Media benoemd voor een periode van vier jaar. Na afloop van deze periode kan het bestuurslid maximaal twee maal worden herbenoemd.
Op basis van het in dit profiel omschreven takenpakket wordt een beschikbaarheid vereist van 0,6 VTE voor de UB’ers tot 1,0 VTE voor de UB-voorzitter, zijnde respectievelijk gemiddeld 3 tot 5 dagen per week.

De procedure
PNO Media laat zich in deze wervingsprocedure begeleiden door Ingrid Reichmann en Josephine van der Vossen, partners bij Partners at Work. Zij zullen de eerste gesprekken voeren met in potentie geschikte kandidaten. Vervolgens worden de best passende kandidaten bij de selectiecommissie geïntroduceerd. Op basis hiervan worden kandidaten uitgenodigd voor het vervolg. Er zullen een aantal selectiegesprekken zijn bij PNO Media. Onderdelen van het selectietraject zijn een individueel ontwikkelassessment en een team assessment, een Pre Employment Screening (PES) en het inwinnen van referenties. 

Voor nadere informatie over deze vacature kunt u telefonisch contact opnemen met Ingrid Reichmann of Josephine van der Vossen op 035 – 548 0760 of uw sollicitatie per mail sturen naar: i.reichmann@partnersatwork.nl of  j.vandervossen@partnersatwork.nl

Solliciteer