Lid bestuur en sleutelfunctiehouder audit

Governance SPN
Stichting Pensioenfonds Notariaat (hierna SPN of het fonds) is een bedrijfstakpensioenfonds dat de pensioenregeling uitvoert voor notarissen, toegevoegd notarissen, kandidaat-notarissen en medewerkers in het notariaat. SPN heeft tot doel de verstrekking van pensioenen voor ouderdom en arbeidsongeschiktheid aan pensioengerechtigden en arbeidsongeschikte deelnemers. Ook verzorgt het fonds de uitkeringen aan nabestaanden als gevolg van het overlijden van (gewezen) deelnemers overeenkomstig de statuten en reglementen.

Het bestuur van SPN bestaat uit acht leden waarvan twee onafhankelijke bestuursleden. De vergaderingen van het bestuur worden voorgezeten door de voorzitter van het bestuur.

Op het beleid en de algemene gang van zaken binnen het fonds wordt toezicht gehouden door de raad van toezicht. Daarnaast legt het bestuur verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid en de wijze waarop het is uitgevoerd.

Voor bestuurlijke aangelegenheden wordt het bestuur ondersteund door het bestuursbureau. Daarnaast heeft het bestuur een adviserend actuaris, een certificerend actuaris en een controlerend accountant aangesteld. Indien nodig worden overige expertises ingehuurd via het bestuursbureau. De pensioenadministratie is uitbesteed aan een pensioenuitvoeringsorganisatie en het operationele beheer van de beleggingen is uitbesteed aan externe vermogensbeheerders.

Taken bestuur
Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de pensioenregelingen. Het bestuur moet daarbij ‘in control’ zijn, wat betekent dat het bestuur inzicht heeft in en controle op het prudent beleggen van de financiële middelen van het fonds, het voeren van een solide financieel beleid, de administratieve uitvoering van de regelingen en de communicatie met en verantwoording naar belanghebbenden.

De taken van het bestuur zijn vastgelegd in de statuten. Het bestuur heeft onder meer de volgende taken en bevoegdheden:

1. het bestuur stelt doelstellingen van het financiële en beleggingsbeleid, de strategische beleggingsverdeling, de benchmarks, de toegestane risicoruimte, het jaarlijkse beleggingsplan en de verklaring beleggingsbeginselen vast;
2. het bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar de belangen van de bij het fonds betrokken deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden en zorgt ervoor dat dezen zich door hen op evenwichtige wijze vertegenwoordigd kunnen voelen;
3. het bestuur stelt fondsdocumenten vast en beslist over het aanstellen van adviseurs en het aangaan van uitbestedingscontracten;
4. het bestuur vertegenwoordigt het fonds in en buiten rechte conform hetgeen in de statuten is bepaald;
5. het bestuur besluit over de aanwending van sturingsmaatregelen;
6. het bestuur stelt de certificerend en adviserend actuaris en de accountant aan;
7. het bestuur vergewist zich van adequate procedures en beheersingsmaatregelen ten aanzien van de wijze waarop de invulling van de dagelijkse beleidsbepaling en de daaruit voortvloeiende uitvoeringshandelingen plaatsvindt; en
8. het bestuur controleert en bewaakt de uitvoering door middel van rapportages, controles en onderzoeken.

Eisen leden bestuur
Het besturen van een fonds is een collectieve, integrale verantwoordelijkheid, waarbij alle leden in staat zijn een bijdrage te leveren. Elk bestuurslid moet in staat zijn om tot afgewogen oordelen te komen en bij te dragen aan het collectief. Hiertoe dient ieder bestuurslid ten minste te voldoen aan onderstaande algemene geschiktheids- en deskundigheidseisen en dient ieder bestuurslid te beschikken over onderstaande competenties. De deskundigheid en deskundigheidsbevordering van het bestuur op zowel collectief als individueel niveau zijn opgenomen in het geschiktheidsplan.

Algemene geschikt- en deskundigheidsvereisten die gelden voor ieder bestuurslid: Ieder bestuurslid:

• heeft bij voorkeur affiniteit met het notariaat;
• beschikt over HBO/WO denkniveau;
• beschikt over ervaring in het besturen van een organisatie, bij voorkeur bij een pensioenfonds;
  • een bestuurslid is in staat een visie te ontwikkelen en strategie te bepalen met betrekking tot het fonds en de maatschappelijke ontwikkelingen;
  • een bestuurslid heeft het vermogen om te anticiperen op de risico’s ten aanzien van de gevolgen van beleid en uitvoering;
  • een bestuurslid kan leiding geven aan de activiteiten ter realisatie van de doelstellingen van het fonds en is in control ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten (regiefunctie). Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de uitvoering;
  • een bestuurslid kan sturing geven aan bestuurlijke processen;
• beschikt over communicatieve vaardigheden. Een bestuurslid moet het beleid van het fonds kunnen communiceren met de verschillende stakeholders en het fonds kunnen vertegenwoordigen in extern overleg met contractpartijen, adviseurs en toezichthouders;
• is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering zoals het volgen van cursussen en opleidingen en het bijwonen van congressen en seminars. De kosten hiervoor worden door SPN vergoed;
• is bij aanvang van zijn eerste benoemingstermijn op alle aandachtsgebieden1 deskundig op niveau A. Ieder bestuurslid streeft er -kort na benoeming- naar op minimaal drie aandachtsgebieden deskundig op niveau B te bereiken (beleidsregel geschiktheid DNB en Handreiking geschikt fondsbestuur van de Pensioenfederatie).
• dient vanuit verschillende invalshoeken afwegingen te kunnen maken over het te voeren beleid en de keuzes en argumenten kunnen toelichten.

Daarnaast wordt er binnen het bestuur als collectief gestreefd naar de situatie dat minimaal vier bestuursleden per aandachtsgebied deskundig zijn op niveau B; er dienen evenwel minimaal twee bestuursleden per aandachtsgebied deskundig te zijn op niveau B.

1. Het betreft hier de volgende aandachtsgebieden: besturen van een organisatie, relevante wet- en regelgeving, pensioenregelingen en pensioensoorten, actuariële en financieel technische aspecten van pensioen, administratieve organisatie en interne controle, communicatie en uitbesteding.

Competenties die gelden voor ieder bestuurslid
Voor een goed functioneren is het van belang dat ieder bestuurslid over onderstaande competenties beschikt:

• Integriteit – Een bestuurslid moet integer en betrouwbaar zijn. Hiertoe onderschrijft het bestuurslid de gedragscode van SPN en verklaart deze na te leven.
• Authenticiteit – Een bestuurslid is consistent in woord en daad, waarbij gedachten en gevoelens in lijn zijn met wat hij of zij zegt en doet. Dit betekent tevens het open communiceren van intenties, ideeën en gevoelens, het uitnodigen tot openheid en eerlijkheid en de toezichthouder juist informeren over de werkelijke situatie en erkennen van risico’s en problemen naar de toezichthouder.
• Besluitvaardigheid – Een bestuurslid neemt op tijd noodzakelijke beslissingen door het nemen van acties of door zich vast te leggen door middel van het uitspreken van zijn of haar mening en wacht niet onnodig met het maken van keuzes.
• Helikopterzicht en oordeelsvorming – Een bestuurslid kan gegevens en mogelijke handelswijzen tegen elkaar afwegen en tot een logisch oordeel komen. Een bestuurslid onderzoekt, herkent en begrijpt de essentiële elementen en vraagstukken. Daarnaast kan hij of zij over de eigen portefeuille heen kijken, vooral wanneer problemen spelen die de continuïteit van het fonds in gevaar kunnen brengen.
• Onafhankelijkheid – Een bestuurslid is zelfstandig in zijn of haar gedrag, durft eigen standpunten tegenover anderen (en enig deelbelang) te handhaven en te verdedigen in het belang van het fonds. Een bestuurslid opereert hiertoe objectief en kritisch. Daarnaast herkent en anticipeert een bestuurslid op situaties waarin persoonlijke en zakelijke belangen (potentieel) conflicteren.
• Verantwoordelijkheid – Een bestuurslid heeft inzicht in interne en externe belangen, weegt deze zorgvuldig af en legt hierover verantwoording af. Daarnaast toont een bestuurslid lerend vermogen en beseft dat zijn of haar handelen invloed heeft op de belangen van stakeholders.
• Loyaliteit – Een bestuurslid identificeert zich met het fonds en voelt zich betrokken. Daarnaast kan hij of zij motiveren dat hij of zij (ondanks eventuele nevenfuncties) voldoende tijd aan zijn of haar functie kan besteden om deze naar behoren te kunnen uitvoeren.
• Samenwerkingsvermogen – Een bestuurslid heeft oog voor het groepsbelang en levert een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat. Een bestuurslid is tevens in staat in collegiaal verband te functioneren en geen pleitbezorger te zijn van individuele belangen.
• Proactiviteit – Een bestuurslid anticipeert op kansen en bedreigingen. Een bestuurslid neemt initiatief en draagt, in overleg met het bestuursbureau, onderwerpen aan voor vergaderingen van bestuurscommissies en signaleert zaken die bespreking behoeven.

Deskundigheidsvereisten en competenties die gelden voor deze specifieke vacature
Voor deze specifieke vacature binnen het bestuur van SPN wordt gezocht naar een persoon die voldoet aan de eisen die worden gesteld aan de interne auditfunctie.

Taken
De interne auditfunctie betreft het uitvoeren van (interne) audits binnen de bedrijfsvoering van SPN. De belangrijkste taak die hoort bij de interne auditfunctie is het periodiek evalueren van de adequaatheid en doeltreffendheid van de interne controlemechanismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering van een fonds, inclusief uitbestede werkzaamheden. De interne auditfunctie vormt het sluitstuk van alle waarborgen binnen
een fonds wat betreft de beheerste en integere bedrijfsvoering. De interne auditfunctie beoordeelt tevens de doeltreffendheid en adequaatheid van werkgebieden van de andere sleutelfuncties.

SPN heeft zijn beleid met betrekking tot de interne audit schriftelijk vastgelegd in de Interne Audit Charter en het fonds draagt zorg voor uitvoering van dat beleid. Ten minste driejaarlijks wordt het beleid met betrekking tot de interne audit geëvalueerd. Het beleid wordt verder uitgewerkt in een jaarlijks auditplan.

Houder en vervuller interne auditfunctie
De positie van sleutelfunctiehouder van de interne auditfunctie wordt niet uitbesteed. Het houderschap van de interne auditfunctie wordt belegd bij een bestuurder, welke tevens voorzitter is van de Interne Auditcommissie (IAC). De vervulling van de interne audit sleutelfunctie wordt belegd bij een externe partij. De rol van bestuurder en de rol van sleutelfunctiehouder interne audit moeten onafhankelijk van elkaar vervuld worden.

Vereiste deskundigheid sleutelfunctionaris interne audit
Een sleutelfunctionaris interne audit:

• is in staat een visie te ontwikkelen en strategie te bepalen met betrekking tot de interne auditfunctie van SPN en de relevante (maatschappelijke) ontwikkelingen daaromtrent (deze eis geldt alleen voor de functiehouder);
• heeft het vermogen om de adequaatheid en doeltreffendheid van de interne controlemecha- nismen en andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering van een fonds, inclusief uitbestede werkzaamheden te beoordelen en hierop te anticiperen;
• is in staat de regie te voeren over de activiteiten ter realisatie van de doelstellingen met betrekking tot de interne auditfunctie en is in control ten aanzien van de juiste uitvoering van de activiteiten op dit gebied. Dit omvat tevens het toezicht kunnen houden op de uitvoering door de vervuller van de sleutelfunctie (deze eis geldt alleen voor de functiehouder);
• beschikt over grondige kennis van fondsen, bijbehorende activiteiten en over onderzoekstechnieken;
• beschikt over grondige kennis van administratieve organisatie, financiële controle en interne controle;
• beschikt over kennis en inzicht in cybersecurity en IT;
• heeft ervaring met het beoordelen (functiehouder) en het uitvoeren (functievervuller) van de werkzaamheden hiervan;
• beschikt over relevante werkervaring op het terrein van interne audit; en
• is bereid tot het ontplooien van activiteiten in het kader van deskundigheidsbevordering.

Vereiste competenties sleutelfunctionaris interne audit
Voor een goed functioneren is het van belang dat een sleutelfunctionaris over onderstaande competenties beschikt, welke gelijk zijn aan de competenties voor de sleutelfunctie interne audit:

• integriteit: een sleutelfunctionaris interne audit moet integer en betrouwbaar zijn. Hiertoe onderschrijft een sleutelfunctionaris interne audit de gedragscode van SPN en verklaart deze na te leven. Daarnaast wordt een betrouwbaarheidsonderzoek uitgevoerd, waarvan de uitkomst moet zijn dat de sleutelfunctionaris betrouwbaar en van onbesproken gedrag is;
• oordeelsvorming: een sleutelfunctionaris interne audit ziet dwarsverbanden en de samenhang en kan communiceren tussen de verschillende domeinen/deskundigheidsgebieden. Tevens kan een sleutelfunctionaris interne audit mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en logische conclusies trekken en tot realistische beoordelingen komen;
• onafhankelijkheid: een sleutelfunctionaris interne audit staat voor de eigen opvattingen en prin- cipes en is bereid anderen hiermee te confronteren. Een sleutelfunctionaris interne audit neemt verantwoordelijkheid voor eigen doen en laten;
• overtuigingskracht: een sleutelfunctionaris interne audit weet anderen te overtuigen van een bepaald standpunt of met goede argumenten zo ver te krijgen tot het nemen van een bepaald besluit of het behalen van een bepaald resultaat;
• stressbestendig: een sleutelfunctionaris interne audit blijft gelijkmatig presteren onder hoge (werk)druk en in onzekere omstandigheden; en
• verantwoordelijkheid: een sleutelfunctionaris interne audit heeft inzicht in interne en externe belangen, weegt deze zorgvuldig af en legt hierover verantwoording af.

Het project Wet toekomst pensioenen (Wtp) en de komende transitie vraagt extra inzet van bestuursleden en zo ook van de sleutelfunctiehouder interne audit. Hierbij wordt het belang van een professionele invulling van de functie van een sleutelfunctiehouder interne audit benadrukt.

Rapportage- en meldingsplicht
De sleutelfunctiehouder interne audit rapporteert materiele bevindingen en aanbevelingen op het gebied dat onder zijn verantwoordelijkheid valt aan het bestuur en de raad van toezicht.

De sleutelfunctiehouder interne audit meldt het zo spoedig mogelijk bij DNB indien het bestuur van het fonds niet tijdig passende corrigerende maatregelen treft met betrekking tot materiele bevindingen en aanbevelingen (waarvan het bestuur eerder op de hoogte is gesteld) inzake:

• een substantieel risico dat SPN niet aan een bij of krachtens de wet gesteld vereiste van significante betekenis zal voldoen en dit ernstige gevolgen kan hebben voor de belangen van deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden of pensioengerechtigden; of
• een significante inbreuk op de voor het fonds en haar activiteiten geldende bij of krachtens wet gestelde vereisten.

Vergaderfrequentie en tijdsbesteding
Het bestuur vergadert ten minste zes keer per jaar. In aanvulling daarop vergadert het bestuur tweemaal per jaar met het verantwoordingsorgaan en vier keer per jaar met de raad van toezicht. Het bestuur laat zich adviseren door bestuurscommissies waarin in ieder geval bestuurders zitting hebben. De RMC, PGC en de IAC vergaderen ten minste vier keer per jaar. De BMC vergadert ten minste zes keer per jaar.

De tijdsbesteding voor bestuursleden met extra taken in een bestuurscommissie is minimaal 12 uur per week. Zonder bestuurscommissie is de tijdsbesteding minimaal 8 uur per week. Het project Wtp vraagt extra inzet van bestuursleden, hierdoor kan de tijdsbesteding voor bestuursleden meer zijn dan de hiervoor genoemde minimale tijdsbesteding.

Vergoeding
Bestuursleden ontvangen van SPN een vergoeding voor hun werkzaamheden in de vorm van vacatiegelden op basis van een door het bestuur vastgesteld vergoedingenreglement. De vergoeding is gebaseerd op de verwachte tijdsbesteding. Daarnaast ontvangt een bestuurslid een vergoeding van verdere kosten zoals is vastgesteld in het vergoedingenreglement. De vergoeding gaat in de toekomst mogelijk aangepast worden als gevolg van lopende ontwikkelingen binnen SPN.

Vaststelling door bestuur
Dit functieprofiel is op 4 juli 2024 vastgesteld door het bestuur van het fonds na een positief advies van de PGC en na goedkeuring van de raad van toezicht.

De procedure
Pensioenfonds Notariaat laat zich in deze wervingsprocedure begeleiden door Ingrid Reichmann en Nicolette van Helsdingen van Partners at Work. Zij zullen de eerste gesprekken voeren met in potentie geschikte kandidaten. Vervolgens worden de best passende kandidaten bij Pensioenfonds Notariaat geïntroduceerd en door de verkiezingscommissie gesproken. Op basis hiervan worden kandidaten uitgenodigd om op de kieslijst vermeld te worden. 

Uw sollicitatie moet uiterlijk 11 augustus bij Partners at Work binnen zijn.

U kunt uw interesse voor deze vacature kenbaar maken door uw CV en motivatie te uploaden via 'SOLLICITEER'.

Voor nadere informatie over deze vacature kunt u contact opnemen met Ingrid via 035 – 548 0760

Solliciteer